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              合同管理數字化助力企業風險防范
              2021-09-09 中國電信
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              一、基本情況

              近年來,中國電信認真落實國資委關于法治工作信息化、數字化建設的要求,充分發揮中國電信作為國家信息化建設主力軍、國家隊的優勢,加快提升法治工作信息化、數字化水平。合同是企業所有經營活動的載體,合同管理是防范風險的“牛鼻子”。針對企業合同管理法務人員少、工作量大、風險高等痛點難點,對標世界一流企業合同管理實踐,中國電信以提質增效為核心,利用人工智能、大數據等現代信息技術,推動合同全生命周期數字化轉型,提高管理效率,增強風險防范能力,為企業高質量發展提供堅實的法治保障,取得了良好成效。榮獲2020年通信行業企業管理現代化創新一等成果。

              二、經驗做法

              (一)建設縱向貫通,橫向共享的信息化系統,夯實數字化管理基礎

              依托中國電信集中MSS(Management Support System)系統(簡稱“MSS系統”),探索并實踐以人工智能新技術和自主研發成果為基礎的“智慧合同”系統,構建集團、省、地市及區縣公司四級縱向貫通,與工程建設、采購庫存、財務管理、業務管理等信息系統橫向數據共享的合同數字化管理體系,推動合同管理實時在線、全程可視、動態監控、及時預警。全集團統一合同管理界面、流程、審批表字段、合同編碼、合同文本、合同打印防偽標識,促進合同管理制度化、標準化、規范化、流程化、智能化。

              (二)深化數字化轉型,構建合同全生命周期管理新模式

              通過嵌入AI技術,對“資質資信審核、合同擬稿、合同審批、合同簽署、合同歸檔、合同履行”全過程管控,推動合同管理由點到線、由點及面,人機結合預判風險,有效提升風險防范水平。資質資信動態監控,信用異常及時預警。上線“信用管理”平臺,整合內外部數據,對合作方信息“一點匯聚、全網共享、實時更新、及時預警”,實現信用一鍵查詢,失信實時預警,協助業務部門及時判斷合作方資質資信和履約能力,降低企業合作風險和損失。智能輔助合同擬稿,為業務人員減負。上線在線知識庫,智能輔助業務人員合同擬稿;基于合同規范文本庫,利用大數據分析智能推薦使用規范合同文本;開發合同關鍵字段結構化模塊,實現合同文本自動生成。構建“智能審核模型”,輔助合同審查。總結分析全集團法律專家合同審核經驗和標準,提煉合同審核規則庫,構建“智能審核模型”,快速定位風險點,自動輸出合同“智能審核報告”,以“機審”減輕“人審”負擔,快速提升合同審批效率。推進合同電子化簽約和電子檔案,防范用印風險。開發合同電子印章系統,實現合同擬稿、審批、簽署、歸檔全流程線上辦理,“隨時隨地”無接觸簽約,降低人工及管理成本,提高合同簽署歸檔效率。 構建合同履行監控全景視圖,實現合同閉環管理。統一合同履約監控模型,建立業務、財務、采購、法律聯動機制,實現欠費及時提示、訴訟時效到期前自動督發欠費追繳函、欠費客戶支出類合同付款報賬預警三大功能,強化合同履約監控,提高應收賬款回款率。

              (三)強化大數據分析,防范風險賦能決策

              充分利用合同信息,整合業務、財務、采購等多系統數據,開展大數據分析,形成面向不同需求的大數據分析報表,輔助經營決策,防范風險,降本增效。通過對渠道代理合同、房屋租賃合同關鍵數據比對分析,結合業務數據,輸出對核心商圈門店投入產出比的效益分析報告,輔助業務部門進一步優化門店選址,促進業務發展。結合租賃房屋周邊市場租金、租賃面積、位置以及中國電信歷史房屋租賃合同數據等,多維度智能分析,構建房屋租賃決策視圖,預警當前房屋承租成本是否過高或者出租收入是否過低,避免房屋/場地租賃時,因不了解房產周邊和歷史租賃情況,導致企業經營成本增加或者經營收入降低。建立客商視圖數據平臺,就客戶行業、規模、趨勢等進行深入分析,助力完善客戶服務。強化合同大數據分析,合同管理從傳統注重合同審批到重視數據資產價值,數據驅動防范風險賦能決策,支撐企業依法合規經營和精確化管理,助力企業經營發展,不斷提升合同管理價值。 

              三、取得成效

              “智慧合同”系統的應用與推廣,合同管理數字化轉型,提升了法律服務效率,優化了企業資源配置;利用人工智能和大數據等現代信息技術手段,實現全鏈條風險管控,提升了風險防范水平;構建互聯互通、高效智能的智慧管理模式,合同管理實時在線,隨時可查、可審、可監控,推進企業合規高效運營;強化大數據分析,聚焦痛點輸出能力,賦能經營決策,助力降本增效。不斷推動合同管理從事務性向管理型轉變,從事后糾紛處理向事前風險防范延伸,合同管理數字化轉型創造新價值。 

              (一) 規模數量大幅提升?!爸腔酆贤毕到y已覆蓋約100萬用戶,其中活躍用戶占比約60%,年合同量約300萬份;同時信用管理平臺總計十余項信用指標,覆蓋用戶達40余萬,年查詢量約690萬次。

              (二) 合同審核效率顯著提高。智能輔助合同審核,每份合同可在15秒內完成機器審核,并根據系統出具的“智能審核報告”,進行人工補充審核,每年節約2.2萬人天,同時反向促進全集團規范文本使用率提升約29%。合同電子化簽約,已在中國電信試點三省公司累計發起合同約1.2萬份,以單份合同節約簽約時間5天計算,簽約效率提升可達59%。 信用管理功能,節省了簽約前多點搜集對方資質資信和履約能力信息的時間,并簡化信用資質審核流程,納入合同審批環節,每年節省約14.4萬人天。

              (三) 有效降低管理成本。稅務風險智能稽核功能配合規范文本應用,實現稅務籌劃,每年節稅約4600萬元。合同電子化簽約,以單份合同打印、蓋章、郵寄等耗時0.5小時,1人/天人力成本100元計算,同電子化簽約試點至今節省人力成本約7.5萬元;全面推廣后按60%應用率計算,每年節省人力成本約540萬元;以單份合同膠裝打印成本10元,寄送成本20元計算,每年可節約資源成本約3456萬元。

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